Llevar la contabilidad y gestionar las transacciones comerciales de su empresa puede ser, al mismo tiempo, lo más temido. y la tarea más importante para la salud financiera de su empresa. Estar al tanto de las transacciones de la empresa es tan importante para las pequeñas como para las grandes empresas. En una empresa pequeña, es probable que haya menos sistema de control y equilibrio de las transacciones que se realizan. Mientras que las grandes organizaciones pueden enfrentarse a un problema diferente al tener cientos de transacciones y un equipo de contables que supervisar.
Independientemente del tamaño de su empresa, hay algunas prácticas habituales que puede aplicar para estar al tanto de sus fondos, y algunas cosas que debe evitar para asegurarse de que su contabilidad se concilia sin problemas:
DO:
Introduzca siempre los datos de la transacción
Tanto si se trata de un pequeño almuerzo con un socio potencial como de un evento a gran escala, querrá acordarse de introducir los detalles de cada transacción en cuanto se haya pagado la cuenta, o correrá el riesgo de olvidarse de hacerlo más tarde. Cuanto más se aleje del gasto o el ingreso, más difícil será detectar o corregir errores más adelante.
Ponga siempre por escrito los acuerdos con proveedores u otras empresas B2B con la ayuda de un abogado comercial cualificado.
¿Va a asociarse con un nuevo socio o proveedor? Asegúrese de que su acuerdo incluye todos los detalles pertinentes:
- Datos de pago y frecuencia
- Confidencialidad
- Recursos y resolución de litigios
- Circunstancias de la rescisión del contrato
- La legislación del Estado que regirá el contrato
Asegúrese de que todas las transacciones se concilian
Además de introducir todas las transacciones de forma puntual y detallada, también querrá asegurarse de que todas las transacciones se concilian. Los expertos recomiendan hacerlo una vez a la semana o, como mínimo, una vez al mes. Asegúrese de conciliar sus transacciones con los registros de sus cuentas bancarias, tarjetas de crédito y líneas de crédito.
NO LO HAGAS:
Ignorar el riesgo de control
Esto es especialmente importante para las operaciones más grandes. Siempre debe ser consciente de quién tiene acceso a qué cuentas y en calidad de qué. Para minimizar el riesgo de control, siempre debe ser consciente de quién tiene acceso a:
- Números de tarjeta de crédito
- Conexiones bancarias en línea
- Capacidad para realizar transferencias bancarias
- Tiene autoridad para firmar
Mezclar gastos profesionales y personales
Empresarios y propietarios de pequeñas empresas: esto es para vosotros. Es muy común que los que acaban de empezar mezclen los fondos de la empresa con los personales. Pero tomar prestado un poco de un bote para llenar otro puede convertirse rápidamente en un hábito que podría tener efectos negativos en la contabilidad de su negocio y en su responsabilidad personal final si su empresa es demandada. El movimiento del dinero, su procedencia y el uso que se le da se examinan con lupa cuando llega la época de los impuestos o cuando se busca un préstamo o se intenta verificar el valor de la empresa. Mantenga estos gastos separados y siempre sabrá cuánto gana y gasta su empresa.
Llevar un buen registro de las transacciones de su empresa -ya sean entre empresas, con proveedores o simples comidas fuera- le ahorrará muchos quebraderos de cabeza en el futuro. Contratar a un contable experto ayuda, pero saber qué hacer y en qué fijarse uno mismo refuerza la seguridad financiera de la empresa.
Póngase en contacto con nosotros
Como siempre, se recomienda contratar a un abogado con experiencia en derecho mercantil para que le asista en la redacción y revisión de su contrato mercantil. Si tiene preguntas sobre sus contratos comerciales, el equipo de confianza de The Campbell Law Group puede ayudarle.
Llámenos hoy mismo al (305) 328-9506 para saber cómo podemos ayudarle a usted y a su empresa.