Para cualquier empresa, sea cual sea su tamaño, disponer de un manual del empleado es tan importante como cualquier otro documento fundamental. El manual debe servir de referencia tanto para los empleados como para la dirección. Al igual que con cualquier sistema organizado, las empresas deben disponer de documentos que establezcan normas, expectativas, beneficios y que también aborden posibles situaciones hipotéticas. Disponer de un manual del empleado ofrece protección legal tanto al empleado como al empresario y debe mantenerse siempre actualizado con las políticas vigentes. Aunque existen numerosas razones por las que debería tener un manual del empleado, a continuación hemos resumido las 4 razones más importantes para usted:
1) Esbozar políticas y expectativas
Un manual del empleado establece las expectativas y normas de la empresa para sus empleados. También detalla qué consecuencias cabe esperar cuando no se cumplen o se infringen esas expectativas. Algunos puntos que deben incluirse en esta sección son:
- Puntualidad
- A quién llamar si llega tarde o no viene
- Plazos para solicitar la excedencia
- Expectativas de profesionalidad
- Declaraciones de empleo a voluntad
- Políticas de igualdad de oportunidades en el empleo
- Denuncias de acoso y discriminación
- Política digital y de redes sociales
- Políticas de permisos, incluidos, entre otros, FMLA, PTO, baja por enfermedad y baja por maternidad/paternidad.
2) Fomentar un entorno coherente y justo
Su manual debe transmitir un mensaje claro y conciso que garantice un trato justo para todos en toda la empresa. Su manual es un reglamento al que todos están obligados y del que nadie está exento. Es una de las herramientas más poderosas que puede utilizar para combatir las reclamaciones por discriminación o injusticia en el lugar de trabajo.
3) Para defenderse de las reclamaciones y demandas por desempleo
Un manual bien redactado ayuda mucho a defenderse de las demandas por desempleo y otras posibles acciones legales. Lamentablemente, muchos empresarios se han visto en apuros por no haber tenido en cuenta importantes disposiciones del manual, como las siguientes:
- Discriminación
- Represalias
- Acoso
- Lesiones en el trabajo
Muchas veces, el mero hecho de tener un acuse de recibo firmado del manual de la empresa ha librado a los empresarios de acciones legales condenatorias. Es un paso que no debe saltarse.
4) Esbozar las prestaciones y la retribución
Además de ser conscientes de lo que su empresa espera de ellos, es importante que sus empleados sepan también lo que pueden esperar de usted. Las secciones de prestaciones y retribuciones del manual serán probablemente la parte "más querida" del libro, y deben detallar aspectos importantes para los empleados, como:
- Prestaciones disponibles y procesos de inscripción
- Periodos de prueba
- Políticas de evaluación del rendimiento
- Plan de retribución
- Revisar y/o aumentar los horarios
Éstos son sólo algunos de los puntos que debería incluir siempre en el manual del empleado de su empresa. Y recuerde que no se trata sólo de un documento en el que se describen las expectativas, sino de una parte de su empresa que refleja su cultura y quién es usted como empresa. Asegúrese de que su manual refleja sus valores y su misión: le definirá ante todos los que decidan incorporarse.
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