Para cualquier empresa de cualquier tamaño, tener un manual del empleado es tan importante como cualquier otro documento fundacional. El manual debe servir de referencia tanto para los empleados como para la dirección. Como en cualquier sistema organizado, las empresas deben disponer de documentos que establezcan las normas, las expectativas, las ventajas y las posibles situaciones hipotéticas.

En primer lugar, es importante saber qué es un manual del empleado y por qué es importante tener uno para su empresa.

¿Qué es un Manual del empleado?

El Manual del Empleado sirve de recopilación integral de las políticas, expectativas y principios rectores de su empresa. A diferencia de un manual de procedimientos ordinario, un manual hace hincapié en la claridad y la aplicabilidad para fomentar una cultura empresarial unificada y positiva. Los manuales también refuerzan la misión, los valores y la visión de la empresa. Un manual también pretende estandarizar lo que se espera de cada empleado de forma unificada y hacerles responsables ante la empresa y a la empresa responsable ante el empleado. Los manuales deben redactarse preferiblemente junto con los documentos organizativos de la empresa; sin embargo, puede implantarse en cualquier momento.

Disponer de un manual del empleado ofrece protección jurídica tanto a los empresarios como a los empleados. Los manuales del empleado deben mantenerse siempre actualizados con las políticas vigentes. Aunque existen numerosas razones por las que debería tener un manual del empleado, hemos destacado las siguientes 4 más importantes abajo:

1) Esbozar políticas y expectativas

El manual del empleado establece la misión, las expectativas y las normas de la empresa para sus empleados. También detalla qué consecuencias cabe esperar cuando no se cumplen o se infringen esas expectativas. Algunos puntos que deben incluirse en esta sección son:

• Puntualidad
• A quién llamar si llega tarde o no viene
• Plazos para solicitar la excedencia
• Clasificación de los empleados
• Expectativas de profesionalidad
• Declaraciones de empleo a voluntad
• Políticas de igualdad de oportunidades en el empleo
• Denuncias de acoso y discriminación
• Política digital y de redes sociales
• Políticas de permisos, incluidos, entre otros, FMLA, PTO, baja por enfermedad y baja por maternidad/paternidad.

Así se garantiza que los empleados estén de acuerdo, se reducen los malentendidos y se fomenta un entorno de trabajo más organizado. Cuando los empleados saben exactamente lo que se espera de ellos, es más probable que desempeñen sus funciones con eficacia y cumplan las normas de la empresa.

2) Fomentar un entorno coherente y justo

Su manual debe transmitir un mensaje claro y conciso que garantice un trato justo para todos en toda la empresa. Su manual es un reglamento que todos, a todos los niveles, están obligados a cumplir y del que nadie está exento. Es una de las herramientas más poderosas que puede utilizar para combatir las denuncias de discriminación o injusticia en el lugar de trabajo. Cuando las políticas están documentadas y se aplican de manera uniforme, es más probable que los empleados perciban que reciben un trato justo, lo que se traduce en una mejora de la moral de los empleados, una reducción de los conflictos y un entorno de trabajo armonioso.

3) Defenderse contra demandas laborales y determinar el lugar y el método de resolución de litigios

Un manual bien redactado ayuda mucho a defenderse de las demandas laborales y otras posibles acciones legales. Lamentablemente, muchos empresarios se han visto en apuros por no haber tenido en cuenta importantes disposiciones del manual, como las siguientes:

• Cuestiones de indemnización
• Discriminación
• Represalias
• Acoso
• Lesiones en el trabajo

Muchas veces, el mero hecho de tener un acuse de recibo firmado del manual de la empresa ha librado a los empresarios de acciones legales condenatorias. Es un paso que no debe saltarse. Además, definir el método y el lugar para la resolución de cualquier conflicto entre empleados ayuda a mitigar los costes de los litigios y agiliza el proceso de resolución de conflictos.

4) Esbozar las prestaciones y la retribución

Además de ser conscientes de lo que su empresa espera de ellos, es importante que sus empleados sepan también lo que pueden esperar de usted. Las secciones de prestaciones y retribuciones del manual serán probablemente la parte "más querida" del libro, y deben detallar aspectos importantes para los empleados, como:

• Clasificación de los empleados
• Prestaciones disponibles y procesos de inscripción
• Periodos de prueba
• Políticas de evaluación del rendimiento
• Plan de retribución
• Revisar y/o aumentar los horarios

Estos son sólo algunos de los puntos que debería incluir siempre en el manual del empleado de su empresa. Desde la incorporación hasta las entrevistas de salida, el manual servirá de referencia exhaustiva y transparente, optimizando las operaciones diarias de la empresa. Y recuerde que no se trata sólo de un documento en el que se exponen las expectativas, sino de una parte de su empresa que refleja su cultura y quién es usted como empresa. Asegúrese de que su manual refleja sus valores y su misión: le definirá ante todos los que decidan incorporarse.

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