La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) establece normas federales sobre salario mínimo, pago de horas extraordinarias, trabajo infantil y mantenimiento de registros. Las normas y reglamentos establecidos por la FLSA son aplicados por la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo. Tienen autoridad para investigar las políticas y procedimientos de un empresario y realizar entrevistas a los empleados para determinar si el empresario cumple la normativa federal en materia de empleo y trabajo.
Las infracciones de la FLSA pueden tener consecuencias civiles y penales para el empresario. La discriminación en el empleo o las infracciones de las disposiciones sobre trabajo infantil pueden ser perseguidas penalmente e incluir multas de hasta $10.000. Los empresarios que infrinjan deliberada o repetidamente los requisitos de salario mínimo o de pago de horas extraordinarias están sujetos a una multa civil de hasta $1.000 por cada infracción.
Para que un empresario garantice un cumplimiento adecuado y no se meta en líos, debe realizarse internamente una auditoría periódica de cumplimiento de la FLSA. A continuación figura una lista de comprobación de los registros que deben revisarse cuidadosamente durante dichas auditorías:
Para cada Empleado No Exento, además de la información personal y biográfica que debe registrarse regularmente en el contexto laboral, deben seguirse regularmente los siguientes registros de nóminas:
- Tarjetas de tiempo;
- Billetes a destajo;
- Hora y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado;
- Remuneración regular por hora;
- Horas trabajadas cada día y total de horas trabajadas cada semana;
- Salarios regulares diarios y semanales;
- Salario semanal por horas extraordinarias;
- Salario total abonado en cada periodo de pago;
- Fechas de los pagos y periodos de pago cubiertos por el pago;
- Retenciones del salario; y
- Cualquier adición a los salarios.
Para cada empleado exento, además de la información personal y biográfica descrita anteriormente, debe realizarse un seguimiento periódico de la siguiente información:
- Confirmación de que la clasificación de exento es correcta
- Comprobar que las funciones del empleado corresponden a los puestos que la FLSA considera exentos.
- Asegúrese de que las descripciones de los puestos estén actualizadas.
- Un asalariado cobra como mínimo $684,00 a la semana.
- Llevar un registro de los salarios totales pagados en cada periodo de pago; y
- La fecha de pago y el período de pago cubierto por el pago
- Asegúrese de que las deducciones de la nómina son apropiadas y están permitidas por la FLSA.
- Comprobar que las funciones del empleado corresponden a los puestos que la FLSA considera exentos.
La conservación de registros que reflejen la información anterior es crucial para que los empresarios se protejan en caso de que surja un litigio. Los registros de nóminas de un empleado deben conservarse y estar listos para su inspección durante al menos tres años.
En situaciones en las que un empleador tiene contratistas independientes o consultores que le prestan servicios de forma regular, es necesario que se lleve a cabo una revisión legal para asegurarse de que están siendo clasificados correctamente como no empleados. También es importante que los empresarios conozcan las leyes estatales sobre salarios y horarios, ya que algunas pueden prevalecer sobre la FLSA y deben cumplirse.
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