A pesar de estas ventajas, esta transición masiva al trabajo a distancia ha dado lugar a muchas zonas grises y cuestiones que los empresarios deben abordar. El control y la gestión eficaces del tiempo de los trabajadores a distancia, al tiempo que se les mantiene comprometidos y productivos, es un área de preocupación generalizada entre los empresarios. Aunque las cuestiones de control horario afectan sobre todo a los empleados no exentos, a los que la legislación federal obliga a pagar el salario mínimo más las horas extraordinarias si trabajan más de 40 horas semanales, las empresas tienen que seguir preocupándose por el control horario de sus empleados exentos por razones prácticas de índole financiera y empresarial.
El 24 de agosto de 2020, la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo de EE.UU. publicó el Boletín de Asistencia Técnica nº 2020-5 orientar sobre las obligaciones de los empresarios en virtud de la FLSA realizar un seguimiento del número de horas de trabajo compensable que realizan los empleados que trabajan a distancia. Los retos surgen en situaciones en las que los empleados no exentos realizan un trabajo que no estaba programado. "Un empleador está obligado a pagar a sus empleados por todas las horas trabajadas, incluido el trabajo no solicitado pero sufrido o permitido, incluido el trabajo realizado en casa". Ver. 29 C.F.R. § 785.11-12. Los empresarios deben contabilizar las horas adicionales no programadas trabajadas por sus empleados si saben o tienen motivos para saber que se está realizando dicho trabajo. La norma del tribunal a la hora de determinar si un empresario tenía conocimiento real o implícito de estas horas es si el empresario debería haber adquirido tal conocimiento mediante una diligencia razonable. Véase Allen v. City of Chicago, 865 F.3d 936, 945 (7th Cir. 2017), cert. denied, 138 S. Ct. 1302 (2018). "Diligencia razonable" se determina a la luz de las circunstancias que rodean el negocio de un empleador, pero generalmente es un estándar que simplemente se puede cumplir si un empleador proporciona a sus empleados un procedimiento claro para informar las horas trabajadas. Una vez que el procedimiento de control horario se aplica, se discute y es entendido por los empleados, el empresario no está obligado a ir a extremos poco prácticos para investigar más a fondo y descubrir las horas no declaradas por un empleado. Los empleadores pueden mitigar su exposición al riesgo FLSA mediante la realización de auditorías de salarios y horas para verificar si sus empleados han sido debidamente pagados.
Los empresarios no necesitan preocuparse por las reclamaciones FLSA cuando se trata de sus empleados exentos, ya que no están cubiertos por la FLSA. Sin embargo, la gestión, el control del tiempo y la productividad son cuestiones que preocupan a los empresarios. La falta de supervisión, además de las realidades de horarios complicados debido a los retos que plantea la pandemia, como trabajar mientras se cuida de los hijos y/o compartir el espacio de trabajo con cónyuges, parejas o compañeros de piso, lo que a veces da lugar a que los empleados trabajen en horas intempestivas, son sólo algunos de los problemas que los empleadores han tratado de sortear. También hay que encontrar un equilibrio, ya que es importante que los empresarios tengan en cuenta que la microgestión habitual de los empleados exentos podría poner en peligro su condición de tales y darles derecho a cobrar horas extraordinarias, porque puede considerarse que se les niega la capacidad de ejercer la discreción y el juicio independiente que exige dicha clasificación.
Para que los empresarios eviten posibles problemas de productividad y gestión, es fundamental que comuniquen claramente las expectativas laborales, los plazos y reiteren las políticas de trabajo estándar que siguen vigentes independientemente del lugar desde el que trabaje el empleado. Los controles frecuentes por parte de la dirección y el reconocimiento de los objetivos alcanzados y las contribuciones de los empleados son medidas sencillas que los empresarios pueden incorporar y que tienen un impacto significativo en la productividad y la satisfacción de los empleados.
Otro aspecto importante que deben tener en cuenta los empresarios es el cumplimiento de la obligación de colocar avisos en el lugar de trabajo. ha publicado orientaciones al respecto. El sitio Boletín de Asistencia Técnica nº 2020-7 publicado por la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo de EE.UU. el 23 de diciembre de 2020, aclaró que ciertos avisos electrónicos cumplen con los requisitos de notificación en virtud de la Ley de Normas Razonables de Trabajo (FLSA), la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA), la Sección 14 (c) de la FLSA (Sección 14 (c)), la Ley de Protección Poligráfica del Empleado (EPPA), y la Ley de Contratos de Servicio (SCA).
Independientemente de que las notificaciones se realicen en formato electrónico o impreso, es obligación del empresario proporcionar las notificaciones requeridas a todas las personas afectadas. Varias de las leyes federales antes mencionadas exigen que los empresarios mantengan estos avisos continuamente expuestos en el lugar de trabajo. Para cumplir el requisito de publicación continua en formato electrónico, todos los empleados de la empresa deben trabajar exclusivamente a distancia, recibir habitualmente información de la empresa por medios electrónicos y tener fácil acceso a la publicación electrónica en todo momento. En los casos en que una empresa tenga una combinación de empleados in situ y totalmente a distancia, la empresa puede complementar un anuncio impreso con un anuncio electrónico. La consideración clave que deben tener en cuenta los empresarios es que un empleado pueda acceder y ver fácilmente el anuncio exigido. Si un empleado tiene que solicitar acceso para ver el anuncio, o si un empresario no ha informado adecuadamente a los empleados de dónde y cómo acceder al anuncio electrónicamente, no se ha cumplido el requisito de notificación.
A medida que el trabajo a distancia siga siendo omnipresente en la fuerza de trabajo, seguramente habrá nuevas orientaciones y legislación para hacer frente a la evolución de las preguntas y preocupaciones. Nuestra firma está aquí para ayudarle con sus asuntos de derecho laboral, así como con cualquier asunto de derecho corporativo, comercial o de familia. Ofrecemos consultas en persona y virtuales, por favor no dude en llamar a nuestra oficina al 305-460-0145 para programar una consulta o pulse aquí.