FFCRA

La recientemente aprobada Ley de Respuesta al Coronavirus Families First introduce cambios sustanciales en los permisos por enfermedad y FMLA para empresas y empleados en 2020. La FFCRA ofrece nuevas prestaciones a los empleados a través de dos nuevas leyes: La Ley de Baja por Enfermedad Remunerada de Emergencia y la Ley de Ampliación de la Baja Familiar y Médica de Emergencia. Los requisitos de la FFCRA entrarán en vigor el 2 de abril de 2020 y expirarán el 31 de diciembre de 2020. La FFCRA se aplica a las empresas de menos de 500 empleados. La Secretaría de Trabajo puede emitir reglamentos para eximir a las empresas con menos de 50 empleados si su cumplimiento pudiera poner en peligro la viabilidad de la empresa.

El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL) ha publicado su Aviso sobre los derechos de los trabajadores y serie de documentos de orientación intentar responder a algunas preguntas preliminares de cumplimiento relacionadas con la nueva FFCRA. Cada empleador cubierto debe publicar el Aviso de Derechos del Empleado de los requisitos de la FFCRA en un lugar visible en sus instalaciones.

A continuación se destacan para ayudar a las empresas y los individuos navegar y entender sus obligaciones bajo la FFCRA, que incluyen la información más reciente proporcionada por el DOL. Como siempre, The Campbell Law Group, P.A. está disponible para ayudarle durante este tiempo sin precedentes y desafiante y seguirá actualizando esta información a medida que más detalles sobre la ley y la orientación sale a la luz.

Empresas y trabajadores cubiertos

La FFCRA afecta a las empresas privadas con menos de 500 empleados en Estados Unidos, el Distrito de Columbia o cualquier territorio o posesión de Estados Unidos. No afecta a las empresas privadas con más de 500 empleados. La FFCRA no se aplica a los empleados despedidos o cesados y, si una empresa cierra un centro de trabajo antes de la fecha de entrada en vigor de la FFCRA, el 1 de abril, el empleado no puede disfrutar de la baja por enfermedad retribuida ni del permiso EFMLEA. La Secretaría de Trabajo puede emitir reglamentos para que las pequeñas empresas con menos de 50 empleados queden exentas cuando los requisitos de pago pongan en peligro la viabilidad de la empresa (como se explica más adelante).

La FFCRA exige una baja por enfermedad retribuida de emergencia para los empleados que no puedan trabajar a distancia o teletrabajar como consecuencia de la COVID-19. Los empleados elegibles son aquellos que han estado empleados durante al menos 30 días naturales. Los siguientes empleados están cubiertos por la baja por enfermedad de emergencia:

1. El empleado está sujeto a órdenes federales, estatales o locales de cuarentena o aislamiento relacionadas con COVID-19
2. Un proveedor de atención sanitaria ha aconsejado al empleado que se auto-cuarentena debido a las preocupaciones asociadas con COVID-19
3. El empleado experimenta síntomas de COVID-19 y busca un diagnóstico médico
4. El empleado cuida de una persona que está sujeta a una orden según lo descrito en el apartado (1) o ha sido avisado, según lo descrito en el apartado (2)
5. El empleado está cuidando a un hijo o hija de dicho empleado si la escuela o lugar de cuidado del hijo o hija ha sido cerrado, o el proveedor de cuidado infantil de dicho hijo o hija no está disponible debido a precauciones COVID-19
6. El empleado experimenta cualquier otra condición sustancialmente similar especificada por el Secretario de Salud y Servicios Humanos en consulta con el Secretario del Tesoro y el Secretario de Trabajo.

Permiso retribuido Importe

La FFCRA amplía temporalmente la cobertura de la Ley de Permisos Médicos y Familiares ("FMLA") al incluir el derecho de los empleados de pequeñas empresas a disfrutar de hasta 12 semanas de permiso familiar protegido por el puesto de trabajo si el empleado o un miembro de su familia se encuentra en cuarentena por coronavirus o si la escuela o guardería del hijo del empleado está cerrada debido al coronavirus. Los 10 primeros días de permiso no son retribuidos, pero los empleados pueden optar por sustituir el permiso no retribuido por los días de vacaciones, personales o por enfermedad acumulados.

Los trabajadores que se acogen a una excedencia por una de las tres primeras razones mencionadas tienen derecho a percibir el salario ordinario íntegro durante el período de excedencia de 12 semanas, con un límite máximo de $511 por día y $5.110 en total por trabajador. La cuarta, quinta y sexta razones mencionadas anteriormente dan derecho a dos tercios (2/3) del salario regular, con un límite de $200 por día y $2.000 en total por empleado. La Ley de Baja por Enfermedad Remunerada de Emergencia prevé la baja por enfermedad remunerada para todos los empleados, ya sean a tiempo completo o parcial, exentos o no exentos. En el caso de los trabajadores a tiempo parcial cuyo horario varía de una semana a otra y la empresa no puede determinar con certeza el número de horas que habrían trabajado, la empresa debe utilizar el número medio de horas diarias programadas por el trabajador durante el período de 6 meses anterior a la baja por enfermedad retribuida de urgencia.

Documentación necesaria

Si un empleador tiene la intención de reclamar un crédito fiscal en virtud de la FFCRA por el pago de los salarios por baja por enfermedad o baja familiar y médica ampliada, debe conservar la documentación adecuada en sus registros. Debe consultar los formularios, instrucciones e información aplicables del Internal Revenue Service (IRS) para conocer los procedimientos que deben seguirse para reclamar un crédito fiscal, incluida cualquier justificante necesario que deba conservarse para respaldar el crédito.

Si uno de sus empleados toma una baja médica y familiar ampliada para cuidar de su hijo cuya escuela o lugar de cuidado está cerrado, o el proveedor de cuidado infantil no está disponible, debido a la COVID-19, también puede exigir a su empleado que le proporcione cualquier documentación adicional en apoyo de dicha baja, en la medida permitida por las normas de certificación para las solicitudes de baja FMLA convencionales. Por ejemplo, esto podría incluir un aviso que se haya publicado en un sitio web del gobierno, la escuela o la guardería, o publicado en un periódico, o un correo electrónico de un empleado o funcionario de la escuela, centro de acogida o guardería.

El Departamento de Trabajo sigue proporcionando orientaciones sobre la documentación necesaria y actualizaremos esta información a medida que esté disponible.

Suspensiones o reducciones de jornada

Cuando una empresa está abierta el 1 de abril o después, pero despide a un trabajador, éste no puede percibir la baja por enfermedad retribuida, pero puede tener derecho al seguro de desempleo. Si una empresa reduce el horario de un trabajador, éste no tiene derecho a una baja por enfermedad retribuida ni a un permiso médico y familiar ampliado. Sin embargo, un empleado puede disfrutar de una baja por enfermedad retribuida o de una baja médica y familiar ampliada si un motivo que cumpla los requisitos del coronavirus le impide trabajar un horario completo. Además, si la empresa cierra mientras el trabajador está disfrutando de una baja por enfermedad o de una baja ampliada por razones familiares y médicas, la empresa deberá abonar la baja por enfermedad o la baja ampliada por razones familiares y médicas que el trabajador haya disfrutado antes del cierre de la empresa.

Créditos fiscales para pequeñas empresas

La FFCRA concede un nuevo crédito fiscal a los pequeños empresarios para cubrir los pagos que ahora se exigen a los empleados que se acogen a las disposiciones de la nueva ley en materia de permisos de emergencia por enfermedad y permisos familiares. Las pequeñas empresas pueden obtener una desgravación fiscal equivalente al 100% de los pagos efectuados por la empresa en concepto de baja por enfermedad y baja familiar de urgencia de conformidad con la FFCRA. Es importante destacar que el crédito sólo cubre los pagos de permisos realizados durante el período que comienza en una fecha especificada por el Secretario del Tesoro, a partir del 2 de abril de 2020 y hasta el 31 de diciembre de 2020.

Las prestaciones por baja por enfermedad y baja familiar previstas por la FFCRA están exentas del 6,2% del impuesto sobre la Seguridad Social que normalmente se aplica a los salarios. Las empresas deben abonar 1,45% en concepto de impuesto de Medicare, pero pueden solicitar una bonificación. El crédito no está disponible para los empleadores que ya están recibiendo el crédito preexistente por licencia familiar y médica pagada en virtud de la Sección 45S del Código de Rentas Internas.

Exenciones para las pequeñas empresas y reincorporación tras la baja

Las pequeñas empresas con menos de 50 empleados están exentas de los requisitos de permiso retribuido únicamente si la concesión de un permiso retribuido pusiera en peligro la viabilidad de la empresa. Para poder acogerse a estas exenciones, la empresa debe tener menos de 50 empleados y el permiso solicitado por el empleado debe deberse al cierre de la escuela o a la falta de disponibilidad de servicios de guardería por motivos de COVID -19. Si este es el caso, un funcionario autorizado de la empresa debe determinar que:

1. El coste de proporcionar permisos retribuidos superaría los ingresos y provocaría que la empresa dejara de funcionar a una capacidad mínima;
2. El empleado que solicita la excedencia tiene habilidades especializadas, conocimientos de la empresa o responsabilidades tales que su ausencia causaría un riesgo para la salud financiera o la capacidad operativa de la empresa; o bien
3. La empresa no dispone de trabajadores suficientes para desempeñar las funciones del empleado que solicita la excedencia y este trabajo es necesario para que la empresa funcione con una capacidad mínima.

Además, las empresas con menos de 25 trabajadores no están obligadas a reincorporar a sus empleados al mismo puesto o a un puesto equivalente a la vuelta del permiso familiar si el puesto del trabajador ya no existe debido a las condiciones económicas o a cambios operativos causados por una emergencia de salud pública en curso y la empresa realiza esfuerzos razonables para reincorporar al trabajador en ese momento y durante un periodo de un año.

Restricciones a los empresarios y prohibiciones

Los empresarios no pueden despedir, imponer medidas disciplinarias ni discriminar a ningún empleado que disfrute de un permiso por enfermedad retribuido en virtud de la FFCRA y presente una denuncia o incoe un procedimiento en virtud de la FFCRA o relacionado con ella. Además, un empresario no puede exigir al empleado que encuentre un trabajador sustituto como condición para recibir el permiso por enfermedad retribuido. Un empresario tampoco puede exigir a un empleado que utilice otro permiso retribuido proporcionado por el empresario antes de que el empleado utilice el permiso retribuido por enfermedad disponible en virtud de esta Ley.

El Departamento de Trabajo ha indicado que emitirá una política temporal de no aplicación que proporciona un período de tiempo para que los empleadores cumplan con la FFCRA. En virtud de esta política, el Departamento de Trabajo no emprenderá acciones legales contra ningún empleador por infracciones de la ley siempre que el empleador haya actuado razonablemente y de buena fe para cumplir con la ley. El Departamento de Trabajo declaró que, en su lugar, se centrará en la asistencia para el cumplimiento durante el período de 30 días.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que la no concesión de la baja por enfermedad o las represalias por el ejercicio de los derechos contemplados en la FFCRA estarán sujetas a las sanciones previstas en la FLSA. Esto incluye una multa no superior a $10.000 y/o pena de prisión no superior a 6 meses. La Secretaría de Trabajo o el empleado también pueden interponer una demanda por la licencia no pagada, una cantidad igual en concepto de daños y perjuicios, reparación equitativa, honorarios de abogados y costas, y por medidas cautelares.

Los empresarios con políticas que ya conceden permisos retribuidos deben seguir proporcionando esta asignación adicional de baja por enfermedad retribuida. Los empleadores no pueden cambiar sus políticas para tratar de evitar la concesión de permisos retribuidos.

Autónomos

Los trabajadores autónomos, incluidos los contratistas independientes, no son empleados elegibles en virtud de la Ley de Baja por Enfermedad Remunerada de Emergencia (Emergency Paid Sick Leave Act) y la ampliación temporal de la Ley de Baja Familiar y Médica (Family and Medical Leave Act). La FFCRA le permite reclamar un crédito reembolsable contra su factura federal del impuesto sobre la renta, incluido el impuesto de autónomos. Si el crédito es superior a su factura, el gobierno le emitirá un pago por el exceso.

También puede solicitar un crédito por licencia familiar de emergencia por coronavirus de hasta 50 días. La cuantía del crédito sería igual al número de días de baja familiar cualificados multiplicado por el menor de los dos importes siguientes: $200 o 2) sus ingresos medios diarios como trabajador autónomo. La cuantía total máxima del crédito por excedencia familiar asciende a $10.000 (50 días multiplicados por $200 al día). El crédito sólo cubre los pagos por excedencia realizados durante el periodo que comienza en la fecha que especifique el Secretario del Tesoro, a partir del 2 de abril de 2020 y hasta el 31 de diciembre de 2020.

The Campbell Law Group, P.A., continuará monitoreando el desarrollo de la situación COVID-19 y la orientación adicional proporcionada por el Secretario de Trabajo para proporcionar actualizaciones según corresponda. Si usted tiene alguna pregunta o desea discutir los impactos de estos requisitos, no dude en ponerse en contacto con nuestra oficina.